bip.gov.pl
A A A K

SmodBIP

Wzorowa lokalna organizacja strażnicza

Okres realizacji: 1 lipca 2019 do 31 grudnia 2020

Źródło finansowania: Program Rozwoju Organizacji Obywatelskich

Kwota dofinansowania: 199 450 zł

Opis:

1. Urządzenie i wyposażenie biura i sali szkoleniowej.

2. Zakup dwóch komputerów stacjonarnych z monitorem, osprzętowaniem i oprogramowaniem.

3. Dostęp do szybkiego bezprzewodowego internetu.

4. Opracowanie strategii wizerunkowej i fundraisingowej.

5. Działania fundraisingowe.

6. Komunikacja i promocja.

7. Wsparcie działań misyjnych.

8. Rozwój wolontariatu i koordynacja działań prawnych.

9. Zwiększenie wpływu na otoczenie lokalne.

Sprawozdanie za rok 2019:

1. Po rozeznaniu, zdecydowaliśmy się na wynajem lokalu biurowego o pow. 48 m2, zlokalizowanego w prywatnej kamienicy przy deptaku, w ścisłym centrum Lublina i bardzo blisko ratusza (co ważne z uwagi na naszą działalność). Od końca lipca rozpoczęliśmy remont i doposażanie biura (lokalu zaczęliśmy szukać jeszcze przed ogłoszeniem wyników konkursu). Biuro dzieli się na dwa pokoje – pierwszy służy jako sala warsztatowa i na spotkania, drugie jako pomieszczenie biurowe. W lokalu wykonaliśmy niezbędne remonty, w tym malowanie ścian, sufitów i parapetów, demontaż ścianki dzielącej pokój biurowy, montaż punktów świetlnych (w tym wymiana żarówek na energooszczędne) oraz lampy sufitowej z wiatrakiem do sali warsztatowej (na wypadek gorących dni), przegląd gniazdek elektrycznych, przeróbkę instalacji elektrycznej (zmniejszenie mocy umownej, co wpłynie na obniżenie rachunków za prąd), wymianę zamka w drzwiach do lokalu, dorobienie dodatkowych kompletów kluczy. Zainstalowaliśmy czujnik ruchu.

Do sali warsztatowej zakupiliśmy: cztery stoły składane (co umożliwia dowolne ustawienie oraz złożenie w razie potrzeby) oraz 12 krzeseł. Pokój biurowy został wyposażony w sprzęty zakupione z dotacji: dwa biurka, dwa krzesła, dwie lampki biurkowe. W oknach zamontowaliśmy rolety. Do przedpokoju zakupiliśmy wykładzinę oraz szafkę a do aneksu kuchennego dwie szafki wiszące oraz okleiliśmy stare szafki. W ramach zestawu cateringowego do organizacji szkoleń i spotkań zakupiliśmy: ekspres do kawy (z przedłużoną gwarancją), zestawy naczyń, szklanek, filiżanek, sztućców, noży, dzbanków, pojemników oraz trzy termosy konferencyjne.

2. Po konsultacjach z ekspertem i długim poszukiwaniu, zdecydowaliśmy się na zakup dwóch komputerów stacjonarnych, trzech monitorów (dwa wykorzystywane przez osobę zajmującą się obróbką grafiki i montażem filmów), a także dwóch soundbarów i statywów. Te ostatnie zapewnią oszczędność miejsca (soundbary w odróżnieniu od głośników można podpiąć do monitora, a dzięki statywom można przypić monitor do jednostki centralnej). Zakupione komputery zostały wyposażone w system operacyjny Windows orazprogram biurowy.

3. Po sprawdzeniu dostępności ofert (do wybory tylko Lubman lub Orange), zdecydowaliśmy się na dostawcę z firmy Orange. W odróżnieniu od konkurencji nie ma limitu na pobierane dane (co ma dla nas znaczenie, bo z internetu będzie korzystać równocześnie nawet do sześciu osób - pięć w biurze i jeden komputer w sali warsztatowej). Regularnie co miesiąc opłacaliśmy koszty internetu.

4. Wykonawców strategii szukaliśmy poprzez ogłoszenia w naszym BIPie i portalach społecznościowych oraz wysyłce zapytań do kilku firm. Spotkaliśmy się z trzema potencjalnymi wykonawcami.

Strategia wizerunkowa: wybraliśmy firmę B&L Consulting, z uwagi na przesłaną ofertę, doświadczenie w pracy z organizacjami pozarządowymi oraz na pozytywne rekomendacje kilku osób, których zapytaliśmy o opinię. Proces tworzenia strategii: kilkugodzinne spotkanie, celem ustalenia, jak będzie przebiegała praca, poinformowaniu o potrzebnych danych do analizy oraz przedstawienie naszych oczekiwań. Firma dokonała audytu wizerunkowego, bazując na udostępnionych przez nas danych (sprawozdania, statystyki gogle analytics, facebook, youtube, twitter) oraz własnych narzędziach. Następnie odbyły się trzy całodzienne
warsztaty z udziałem pracowników i wolontariuszy fundacji (planowaliśmy wcześniej dwa, ale okazało się, że będzie potrzebne dodatkowe spotkanie). W czasie tych spotkań dokonaliśmy identyfikacji wizerunku fundacji, uwspólniliśmy kluczowe wyzwania (wizerunkowe, komunikacyjne, ale również finansowe i organizacyjne), zmierzyliśmy się z dylematami strategicznymi (jak rozwiązać problem mocy przerobowych, które trzeba będzie zwiększyć, bo pracy będzie więcej, jeśli poprawimy nasza komunikację; czy fundacja powinna być liderem
społeczeństwa obywatelskiego w Lublinie – czy budować sieć współpracy; gdzie powinny być granice naszej działalności; jaki powinniśmy mieć zasięg działania – tylko województwo lubelskie, sam Lublin, czy skala ogólnopolska?). Opracowaliśmy nasze cele komunikacyjne, zdefiniowaliśmy grupy odbiorców naszej komunikacji. Następnie opracowaliśmy kluczowe przekazy (z doborem narzędzi, mediów i działań).

Strategia fundraisingowa: wybraliśmy do współpracy firmę INB Marketing. Firma nie ma doświadczenia we współpracy z organizacjami pozarządowymi, ale z sukcesem świadczy usługi dla biznesu, zwiększając sprzedaż. Ponadto właściciel firmy udziela się w lokalnych klubach biznesu. W tym przypadku praca wyglądała w ten sposób, że najpierw odbyło się spotkanie na którym określono problemy, które należy rozwiązać oraz omówiono zasady współpracy (zawarliśmy umowę na piśmie). Następnie zebraliśmy dane dot. naszych finansów ale również marketingu, które przekazaliśmy firmie. Następnie podczas całodziennego warsztatu pracowaliśmy nad tym, jakie narzędzia stosować oraz jak poprawić jakość dotychczas prowadzonych działań. Oddzielnie opracowaliśmy cele fundraisingowe na najbliższe trzy lata.

W opracowaniu obydwu strategii uczestniczyło osiem osób ze strony fundacji (prezes, dwoje pracowników, współpracownik i czworo najbardziej zaangażowanych wolontariuszy lub darczyńców). Jednak nie każdy był na wszystkich spotkaniach. Z uwagi na ograniczone środki finansowe oraz sugestie pracowników, zrezygnowaliśmy z organizacji spotkań warsztatowych poza miastem.

5. W ramach tego działania sfinansowaliśmy koszty zatrudnienia koordynatora ds. rozwoju i fundraisingu (w okresie wrzesień-grudzień) oraz wykonaliśmy materiały służące do działań fundraisingowych (ulotka 1%, ulotka zwykła, zakładka do książki oraz magnes dla darczyńców, koperty z własnym nadrukiem oraz zakup znaczków pocztowych – w tym z logotypem fundacji). Koordynator ds. rozwoju i fundraisingu przygotował dane za lata 2014-2019 oraz uczestniczył w opracowaniu strategii fundraisingowej. Opracował plan kampanii fundraisingowej oraz plan kampanii „1%” na rok 2020.

6. Ze środków dotacji sfinansowaliśmy roczne utrzymanie naszego hostingu oraz roczny abonament za domenę kontraktdlalublina.pl (na stronie prowadzimy monitoring realizacji obietnic wyborczych prezydenta Lublina). Dzięki dotacji zatrudniliśmy (na umowy zlecenia) dwie osoby, które zajmują się komunikacją. Pierwsza zajmuje się montażem filmów, druga komunikacją (obsługa kanałów społecznościowych, założenie i prowadzenie konta na Instagramie, zarządzanie płatnymi reklamami Google Ads i facebook), tworzenie i obróbka grafiki, wybór materiałów promocyjnych, udział w opracowaniu strategii wizerunkowej.

W ramach materiałów promocyjnych przygotowaliśmy: lupę „patrzymy władzy na ręce” (tylko koszt projektu graficznego, wykonanie w formie darowizny rzeczowej), wizytówki, pocztówki (300 szt.), kubki z nadrukiem (50 szt.) oraz torby bawełniane (100 szt.).

7. W ramach tego działania sfinansowaliśmy koszy zatrudnienia koordynatora biura fundacji w okresiewrzesień-grudzień. Efekt jej pracy to 497 imiennych wyników głosowań wadzonych na portalu lublin.mamprawowiedziec.pl oraz aktualne informacje nt. radnych, składów komisji, głosowań. Zajmowała się również obsługą korespondencji (ok. 70 przychodzących oraz wysłanych listów w tym okresie), zbieraniem danych nt. pracy radnych i rad dzielnic, organizowaniem spotkań.

8. Wramach tego działania sfinansowaliśmy zatrudnienie koordynatora ds. wolontariatu i działań prawnych (w okresie wrzesień-grudzień). W tym czasie mieliśmy trzy sprawy sądowe o dostęp do informacji publicznej. We wszystkich przypadkach sąd przyznał nam rację. Kilka spraw jest w toku (złożone skargi). Z fundacją współpracuje 4 wolontariuszy. W minionym roku zorganizowaliśmy cztery spotkania integracyjne. Kolejno: wyjście na bowling (wrzesień), wyjście do kina i na pizzę (październik), wejście do pokoju zagadek (listopad) oraz spotkanie wigilijne (grudzień). W 2019 roku ze środków dotacji sfinansowaliśmy następujące koszty kursów i szkoleń: budowanie kampanii: Google Ads, Facebook (udział 1 osoba); optymalizacja kampanii Google Ads (2 osoby); szkolenie z obsługi programu Asana (4 osoby) oraz roczny dostęp do kursów obsługi programów typu Office (dla 2 osób).

9. To działanie jako jedyne nie zostało zrealizowane w planowanym wymiarze. W okresie wakacyjnym udało nam się zorganizować jedno spotkanie, jednak udział wzięły w nim zaledwie cztery osoby. Kolejne spotkanie odbyło się we wrześniu (udział 10 osób). Następne w listopadzie i grudniu, jednak znowu wzięło w nich udział mniej uczestników niż planowaliśmy (po 5-7 osób). Trudno było nam znaleźć osobę, która podjęłaby się koordynacji pracy grupy. Z każdego spotkania sporządziliśmy notatki. Uczestnicy przyznają, że taka rada jest potrzebna.
Wskazują, że potrzeba jest jasnego i sprecyzowanego celu, który przyciągnie więcej osób. Mógłby nim być np. Kongres Mieszkańców. Na kolejnych, styczniowych spotkaniach, będziemy nad tym jeszcze dyskutować.

Powierzonymi środkami staraliśmy się dysponować gospodarnie, maksymalizując korzyści z otrzymanej dotacji. Np. do prac remontowych nie zatrudnialiśmy żadnych fachowców, wykonując je własnymi siłami i pracą wolontariuszy (za wyjątkiem pracy elektryka, co wymagało szczegółowych kwalifikacji).



Opublikował: Sara Labenz
Publikacja dnia: 25.05.2020
Podpisał: Krzysztof Jakubowski
Dokument z dnia: 23.01.2020
Dokument oglądany razy: 17 885